6698 SAYILI KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU KAPSAMINDA AYDINLATMA METNİ

A. Aydınlatma Metni Amacı ve Kapsamı

İstanbul/Türkiye adresinde mukim İstanbul Ticaret Sicili Müdürlüğü nezdinde ----- Sicil Numarası ve ---- MERSİS Numarası ile ve ----- Vergi Dairesi’ne ----- Vergi Kimlik numarasıyla kayıtlı Texylon Teknoloji Anonim Şirketi (“Texylon”) kişisel verilerinizin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na (“Kanun”) uygun olarak işlenmesine ve saklanmasına büyük önem vermekte, kişisel verilerinizin güvenliğini büyük bir hassasiyetle sağlamaktayız.

Kanun kapsamında işlemiş olduğumuz kişisel veriler bakımından sizlere, bir başka ifadeyle kişisel verileri işlenen ilgili kişilere karşı “veri sorumlusu” sıfatını taşımaktayız. Bu doğrultuda işbu aydınlatma metni ile siz çalışanlarınızın kişisel verileri toplama, işleme, amaçlarımız, yöntemlerimiz ve sizlerin Kanun’dan kaynaklanan haklarınızla ilgili bilgilendirmek isteriz.

İşbu aydınlatma metni, Kanun’un 10. maddesinde yer alan “Veri Sorumlusunun Aydınlatma Yükümlülüğü” başlıklı maddesi uyarınca; veri sorumlusu olarak bizlerin kimliği, kişisel verilerinizin toplanma yöntemi ve hukuki sebebi, bu verilerin hangi amaçla işleneceği, kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, veri işleme süresi ve Kanun’un 11. maddesinde sayılan haklarınızın neler olduğu ile ilgili sizi en şeffaf şekilde bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır. Aydınlatma metninde kişisel verileriniz için yapılan açıklamalar, özel nitelikli kişisel verilerinizi de kapsamaktadır.

Texylon, İnsan Kaynakları süreçlerini modüler bir yapıyla dijital olarak yönetmeyi sağlayan, B2B modelle çalışan bir SaaS (Software as a Service) ürünü hizmeti sunmaktadır. Texylon’nun hizmetleri içerisinde sisteme kayıtlı şirketlerin çalışanlara dair Nüfus ve Bilgileri, adres bilgileri, IBAN bilgileri, -----, kıdem bilgileri, pozisyon bilgileri vb. iş bu aydınlatma metninin C maddesinde belirtilen tüm insan kaynakları süreçlerine dair bilgiler kişisel veri olarak bulunmaktadır. Bu sebeple Texylon olarak 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun 10. maddesinde belirtilen kapsam dahilinde, iş sahiplerine sunulan İnsan Kaynakları süreçlerine dair dijital hizmeti nedeniyle kişisel verileri nasıl işlediğimize ilişkin sizi bilgilendirmeyi amaçlıyoruz. Texylon ile paylaştığınız kişisel verilerin güvenliği ve korunması konusuna önem veriyoruz. Texylon, Kanun'da tanımlandığı şekliyle bir 'Veri Sorumlusudur'. Bu bağlamda kişisel verilerinizi Kanuna uygun olarak işliyor, kişisel verilerinizin korunması için uygun, ölçülü ve yeterli idari ve teknik tedbirler alıyoruz. Ayrı bir 'veri sorumlusu' olan sisteme üye şirketler yani iş sahipleri olarak tarafınızca verileri işlenen Çalışanlarınız, Tedarikçileriniz, Müşterileriniz gibi diğer kişisel veri sahiplerinin verilerinin tarafımızca da işlendiği konusunda kendilerine aydınlatma yapma yükümlülüğü sizin sorumluluğunuzda bulunmaktadır. Veri sorumlusu olarak yasa ve Kurul kararlarından kaynaklanan yükümlülüklerimizi idari tedbirler ile uygun ve ölçülü seviyedeki teknik tedbirler alarak yerine getiriyoruz.

B. Kişisel Verilerinizin Toplanma Yöntemi ve Hukuki Sebebi

Kişisel verileriniz, otomatik ve veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yöntemlerle bilgisayarlar ve bilgisayar programları aracılığıyla, bilgisayar yazılımları ve sanal depolama alanlarıyla, internet bağlantısı bulunan hizmetler, fiziki ve dijital ortamda saklanan formlar ve dilekçeler aracılığı ile toplanabilecektir. Kişisel verileriniz, Texylon ile ilişkiniz devam ettiği müddetçe oluşturularak ve güncellenerek işlenebilecek fiziki ve/veya dijital ortamda muhafaza altında tutulacaktır. Aşağıda sayılan kişisel verileriniz Texylon tarafından Kanun’un 5. maddenin 2. fıkrası kapsamında; “a) Kanunlarda açıkça öngörülmesi, c) Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması” hukuki sebebine dayanılarak işlenmektedir:

Kişisel verilerinizin işleme amaçları şu şekildedir:

• - İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi,

• - Texylon ile ilişkisi olan gerçek ve/veya tüzel üçüncü kişi, kurum ve kuruluşların (müşteriler, çalışanlar, ziyaretçiler, tedarikçiler, iş ortakları vb.) firmamız ve/veya firmamıza bağlı merkez ve birimlerinin ürün ve hizmetlerinden yararlanabilmeleri için gerekli çalışmaların ilgili iş birimlerimiz tarafından yapılabilmesi,

• - Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi,

• - İş Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Yürütülmesi,

• - Mal / Hizmet Satın Alım Süreçlerinin Yürütülmesi,

• - Hukuk İşlerinin Takibi ve Yürütülmesi,

• - Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi,

• - Finans, İnsan Kaynakları Süreçleri ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi,

• - Gerekli kişi ve kurumlara bilgi verilmesi,

• - Görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca yapılacak denetleme ve/veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi,

• - Yargı organlarının ve/veya idari makamların istediği bilgi ve belge taleplerinin yerine getirilmesi,

• - İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi,

• - Çalışanlar için iş akdi ve mevzuattan kaynaklı yükümlülüklerin yerine getirilmesi,

• - Çalışanlar için yan haklar ve menfaatleri süreçlerinin yürütülmesi,

• - Denetim / Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi.

Kişisel verileriniz Kanun'un 5. maddesinde belirtildiği şekliye öncelikle 'açık rıza' şartına dayalı olarak işlenebilmektedir. Ayrıca aynı maddede geçen,

• 1. 'Kanunlarda açıkça öngörülme'

• 2. 'Sözleşmenin kurulması ya da ifası' hukuki sebebine dayalı olarak; tarafı olduğunuz sözleşme gereklerinin yerine getirilmesi,

• 3. Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi' hukuki sebebine dayalı olarak, mahkemeler ve bilgi-belge talep eden kamu kurum ve kuruluşlarının taleplerine cevap verilmesi gibi ilgili mevzuatta öngörülen yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi,

• 4. 'İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması',

• 5. 'Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması' hukuki sebebine dayalı olarak, olası uyuşmazlıklarda ispat vesilesi olması, hukuki danışmanlık ve teknik destek alınabilmesi,

• 6. İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun 'meşru menfaatleri için' veri işlenmesinin zorunlu olması.

Hukuki sebeplerine istinaden 'açık rıza aranmaksızın' işlenebilmektedir. Bu doğrultuda kişisel verilerinizi aşağıdaki mevzuat çerçevesinde de işliyoruz:

• 1- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Md. 5/a (Kanunlarda açıkça öngörülmesi)

• 2- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Md. 5/c (Bir sözleşmenin kurulması ve ifasıyla doğrudan ilgili olması)

• 3- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Md. 5/ç (Hukuki Yükümlülük)

• 4- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Md. 5/e (Bir Hakkın Tesisi, Kurulması ve Korunması)

• 5- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Md. 5/f (Meşru Menfaat)

• 6- 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu

• 7- 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu

• 8- 213 sayılı Vergi Usul Kanunu

• 9- 193 sayılı Gelir Vergisi Kanunu

• 10- 9783 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu

• 11- 5549 sayılı Suç Gelirlerinin Aklanmasının Önlenmesi Hakkında Kanun

C. İşlenen Kişisel Verileriniz

Kişisel veri, Kanun’un 3. maddesinde tanımlandığı üzere kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi olup, işbu Aydınlatma Metni içeriğinde bahsedilen kişisel veriyi oluşturmaktadır. Kişisel verileriniz yasal yükümlülükler gereği veya firma iş ve işlemlerinin daha hukuki ve efektif şekilde sağlanması amacıyla güvenli bir şekilde Kanun’a uygun bir şekilde işlenmektedir.

Bu bağlamda Texylon’un dijital hizmetleri kapsamında işlenen kişisel veriler aşağıdaki gibidir:

• - Nüfus ve Bilgileri: (Kişi kimliğine dair bilgilerin bulunduğu veri grubudur.) İmza, Ad, Soyad, Anne adı, Baba adı, Nüfus Cüzdanı seri no, Nüfus Cüzdanı aile sıra no, Nüfus Cüzdanı sıra no, Nüfus Cüzdanı cilt no, Nüfusa Kayıtlı olunan yer, Cinsiyet, Doğum Tarihi, Doğum Yeri, Medeni Durum, Kimlik No, Pasaport Numarası, Motorlu Taşıt Ehliyet Bilgisi, Uyruk

• - İletişim:( Kişiye ulaşmak için kullanılabilecek veri grubudur.) Telefon Numarası, E-posta Adresi Yerleşim Yeri Adresi, Acil Durumda Aranacak Kişinin Bilgisi

• - Finans: (Kişinin finansal bilgileri için kullanılabilecek veri grubudur.) Banka Adı, Banka Hesap Numarası, IBAN Numarası, Maaş Bilgisi

• - Müşteri İşlem: (Kişinin işlemlerine ilişkin bilgileri için kullanılabilecek veri grubudur.) Çek, Senet Bilgisi, Sipariş Talep Bilgisi

• - Ceza Mahkumiyeti ve Güvenlik Tedbirleri: Kişiye ait ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleri bilgilerinin bulunduğu veri grubudur.) Adli Sicil Kaydı

• - Eğitim: (Eğitim durumunuza ilişkin bilgilerin bulunduğu veri grubudur.) Mezuniyet notu, Mezun olunan okul ve bölüm adı, Transkript Bilgileri, Diploma, Mezuniyet tarihi, Öğrenim Durumu, Meslek İçi Eğitim, Sertifika Bilgileri, Sertifika Bilgileri, Yabancı Dil Bilgisi, Bilgisayar Kullanımı Bilgisi, Kurs Bilgileri

• - Görsel ve İşitsel Kayıtlar: (Kişinin görsel/işitsel olarak belirlenmesine yarayan veri kategorisidir.) Fotoğraf

• - Özlük: (Çalışan özlük dosyasında yer alan veri türlerini ifade etmektedir.) Özgeçmiş, İŞKUR Kayıt Tarihi, SGK Hizmet Dökümü, İş Sözleşmesi Bilgileri, İzin Bilgileri, Sosyal Güvenlik / Emeklilik Bilgileri (SGK Giriş), Bordro Bilgileri, Görevi,

• - Fiziksel Mekân Güvenliği Fiziksel mekân güvenliğinin temini için kullanılan veri kategorisidir.)
  Kamera kaydı (Sadece Görüntü)

• - Hukuki İşlem: (Kişiye ait hukuki işlem bilgilerini içermektedir.)
  İcra Dosyaları ve Adli Dava Bilgileri

• - Risk Yönetimi: (Kişiye ait risk yönetim bilgilerini ifade etmektedir.)
  Risk Yönetimi Verileri

• - Diğer: (Kişiye ait Kanun’da sayılmayan kategorilerdeki verilerin bulunduğu veri grubudur.) Çalışan Giyim-Beden Bilgisi, Texylon içerisinde kullanılan modüllere yönelik İnsan Kaynakları ve diğer departmanlarla ilişkili veriler, İzin, harcama, atanmış demirbaş vb. bilgiler.

D. Kişisel Verilerinizin Aktarılması

Kanun ve ilgili mevzuat uyarınca uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli her türlü teknik ve idari tedbirlerin alınmasını sağlayarak, kişisel verilerinizi yukarıda belirtilen amaçlar doğrultusunda;

• - İlgili kamu kurum ve kuruluşlarının talepleri doğrultusunda ve talep amaçlarıyla sınırlı olarak hukuken yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına,

• - Finans hizmetlerinin yerine getirilebilmesi ve sürekliliğinin sağlanabilmesi amacıyla, özel sigorta şirketleri ve bankalara,

• - Hukuki işlerin takibi amacıyla avukatlar veya avukatlık ortaklıklarına,

• - Doğrudan/dolaylı yurtiçi hissedarlarımıza,

• - Faaliyetlerimizi yürütmek üzere sözleşmesel olarak hizmet aldığımız ve/veya hizmet verdiğimiz, iş birliği yaptığımız, yurt içi kuruluşlara Kanun’un 8. maddesinde belirtilen kişisel veri işleme şartları çerçevesinde aktarılabilecektir.

E. Veri İşleme ve Muhafaza Süresi

Kişisel verileriniz, işbu Aydınlatma Metninde belirtilen amaçlarla sınırlı olmak üzere; firmamız ve firmamıza bağlı merkez ve birimlerinin tabi olduğu, ilgili tüm kanun ve sair yasal mevzuatta yer alan veri işleme ve zamanaşımı sürelerine riayet edilerek işlenecektir. Kanunlarda veri işleme sürelerine ilişkin değişiklik yapılması halinde, belirlenen yeni süreler esas alınacaktır.

Kişisel verileriniz, amaçla sınırlılık ilkesinin bir gereği olarak işbu Aydınlatma Metninde açıklanan amaçların yerine getirilmesi ve her halükârda firma uygulamaları ve ticari yaşamının teamülleri uyarınca işlenmesini gerektiren süre ile sınırlı olarak işlenmekte, sürelerin dolması ardından ise silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.

F. İlgili Kişinin Hakları

Kanun’un 11. maddesi uyarınca veri sahipleri olarak sizler,

• - Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,

• - Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

• - Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

• - Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

• - Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

• - Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

• - İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

• - Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.